Este documento contiene la descripción de las Políticas de Tratamiento y Protección de los datos personales de los titulares de la información (en adelante titulares) contenida en las bases de datos personales sobre las que decide TRANSPORTES LÓPEZ MOLINA–en adelante TRANSPORTES LÓPEZ MOLINA – y mediante el cual, se implementa el procedimiento para la atención y ejercicio de las facultades relacionadas con el derecho fundamental de Hábeas Data y demás obligaciones relacionadas con la protección de datos personales.
Con la adopción e implementación del presente Manual de políticas de tratamiento de la información personal se da cumplimiento al literal (k) del artículo 17 de la Ley 1581 de 2012, en los términos de los artículos 13 y 18 del Decreto 1377 de 2013.
RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
De acuerdo con el literal (e) del artículo 3 de la Ley 1581 de 2012, TRANSPORTES LÓPEZ MOLINA es Responsable del tratamiento de datos personales de sus empleados, ex empleados, clientes, pasajeros, conductores, propietarios de vehículos, proveedores, terceros, contratistas y demás titulares de la información personal sobres los cuales recolecta, registra, administra, modifica, comparte y suprime información personal en ejercicio de sus actividades comerciales principales y las demás relacionadas con el giro ordinario de sus negocios. Los datos de identificación del responsable son los siguientes:
OFICIAL DE PROTECCIÓN DE DATOS
La analista de calidad es el área encargado al interior de la organización de la empresa para velar por el cumplimiento efectivo de este Manual de políticas y procedimientos para el tratamiento de la información personal.
La empresa TRANSPORTES LÓPEZ MOLINA ha designado a la analista de calidad como encargada como Oficial de protección de datos la cual deberá realizar las acciones preventivas y correctivas en materia de protección de datos personales, así como velar por el cumplimiento efectivo de los lineamientos generales y específicos que señala la presente Política de protección de datos personales. Entre las funciones principales que tiene el Oficial de protección de datos se enuncian las siguientes:
TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES
TRANSPORTES LÓPEZ MOLINA es una empresa antioqueña que participa activamente en el negocio logístico del transporte terrestre especial de personas. Es una empresa dedicada principalmente al transporte turístico, empresarial y de colegios en todo el área metropolitana y sus alrededores
En TRANSPORTES LÓPEZ MOLINA el tratamiento de la información personal se limita a la recolección, gestión y tratamiento de información personal con el objeto exclusivo de ejecutar y llevar a cabo las actividades comerciales y demás relacionadas con el giro ordinario de su actividad principal. Entre las finalidades generales de tratamiento se encuentran:
Facilitar el contacto comercial y llevar a cabo las actividades propias de los contratos y demás negocios jurídicos celebrados con los titulares de la información, principalmente relacionados con el transporte de personas.
Utilizar la información personal para la debida ejecución de las obligaciones contraídas con el titular,
Llevar a cabo actividades de prospección y fidelización comercial sobre eventos, servicios y productos relacionado con el giro ordinario de los negocios de la empresa.
En el proceso de recolección de los datos personales, TRANSPORTES LÓPEZ MOLINA actúa teniendo en cuenta el principio de libertad señalado en el artículo 9 de la Ley 1581 de 2012 según el cual, el tratamiento de los datos personales sólo puede ejercerse bajo el consentimiento libre, previo, expreso e informado del titular y bajo el principio de necesidad, según el cual, los datos personales que se recolecten sólo serán los estrictamente necesarios para el cumplimiento de las finalidades perseguidas y señaladas previamente al titular.
La gestión, tratamiento y uso de la información personal recolectada al interior de TRANSPORTES LÓPEZ MOLINA se realizará teniendo en cuenta el principio de acceso y circulación restringida señalado en el artículo 4 de la Ley 1581 de 2012 el cual exige el deber de confidencialidad por parte del personal delegado al interior de la empresa para el tratamiento de información personal en ejercicio de sus funciones y el deber de adoptar medidas de seguridad suficientes para garantizar el acceso limitado y la circulación restringida de los datos personales que se administra, en especial, de los datos sensibles sobre los que sea responsable TRANSPORTES LÓPEZ MOLINA en su tratamiento.
De acuerdo con el artículo 9 de la Ley 1581 de 2012, TRANSPORTES LÓPEZ MOLINA podrá intercambiar datos personales que administre con autoridades gubernamentales o públicas tales como autoridades administrativas, de impuestos, organismos de investigación y autoridades judiciales, cuando éstas lo soliciten en ejercicio de sus funciones.
De acuerdo con el principio de confidencialidad señalado en el artículo 4 de la Ley 1581 de 2012, todo dato personal que se recolecte por parte de TRANSPORTES LÓPEZ MOLINA que no sea un dato público – es decir, aquellos relativos al estado civil de la persona, los contenidos en documentos o registros públicos (artículo 3, literal (f) de la Ley 1266 de 2008), los relativos a la profesión u oficio del titular y a su calidad de comerciante o de servidor público (artículo 3, numeral 2 del Decreto 1377 de 2013) o en general, aquellos clasificados como tal según la Ley- será tratado por TRANSPORTES LÓPEZ MOLINA como un dato confidencial y se garantizará la reserva de la información por el tiempo que continúe su tratamiento.
De acuerdo con el principio de temporalidad de la información, literal (d) del artículo 4 de la Ley 1266 de 2008, TRANSPORTES LÓPEZ MOLINA finalizará el tratamiento de los datos personales que administra cuando se agote la finalidad para la cual fueron recolectados, a excepción de los datos personales que por un deber legal o contractual deban permanecer en su base de datos.
Por lo anterior, la vigencia de las bases de datos personales que administra TRANSPORTES LÓPEZ MOLINA se determina en función de las finalidades específicas para las cuales se autorizó o permitió su tratamiento.
TRANSPORTES LÓPEZ MOLINA implementará procedimientos debidos para garantizar el cumplimiento de sus políticas de tratamiento de información personal a través del procedimiento “Implementación del Hábeas Data en TRANSPORTES LÓPEZ MOLINA” (documento anexo) el cual describirá las acciones, recursos y métodos a llevar a cabo en el Ciclo interno de gestión de datos personales en las áreas de la organización que realizan tratamiento de datos personales, en especial, considerando tres (3) momentos estructurales:
DERECHOS QUE LE ASISTEN A LOS TITULARES DE LA INFORMACIÓN PERSONAL
Son facultades de los titulares de la información como sujetos del derecho fundamental de Hábeas data:
DEBERES DE TRANSPORTES LÓPEZ MOLINA COMO RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES
De acuerdo con el artículo 17 de la Ley 1581 de 2012, son deberes de TRANSPORTES LÓPEZ MOLINA como responsable del tratamiento de la información personal:
PROCEDIMIENTO PARA EL EJERCICIO DEL HABEAS DATA POR PARTE DE LOS TITULARES DE LA INFORMACIÓN
Para el ejercicio de las facultades del derecho de Hábeas Data, el titular de la información deberá elevar un escrito dirigido a TRANSPORTES LÓPEZ MOLINA en su sede principal, con dirección: CALLE 37 b 43 31 – oficina 202 o presentar su solicitud mediante mensaje electrónico al correo: info@transporteslopezmolina.com adjuntando la información relacionada sobre su petición.
El solicitante deberá realizar presentación personal de su solicitud mediante cualquier medio idóneo que permita su plena identificación como titular de la información personal sobre la cual ejerce sus derechos.
Para recibir, atender, tramitar y dar respuesta a las consultas, reclamos, rectificación de la información, supresión o revocación de la autorización, el titular deberá indicar como mínimo la siguiente información en la diligencia:
En las solicitudes de rectificación y actualización de datos personales, el titular debe indicar las correcciones a realizar y aportar la documentación que avale su petición.
El término máximo para tramitar y dar respuesta a las consultas es de (15) días hábiles contados a partir de la fecha de su recibo. En el caso en la que una solicitud de consulta no pueda ser tramitada dentro de este término, se informará al interesado antes del vencimiento del mismo exponiendo las razones del retraso en la respuesta a su consulta. En todo caso, el término máximo de respuesta no puede superar los (5) días hábiles al vencimiento del primer término.
El término máximo para atender un reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término
Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.
En el caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, se dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.
Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. De lo contrario, se dará el trámite como consulta y en su respuesta se indicará al solicitante los requisitos mínimos que se requieran para proceder al trámite y respuesta del mismo.
VIGENCIA Y PUBLICIDAD
Esta Política de tratamiento y protección de datos personales empezó a desarrollarse en junio de 2017 y fue aprobada y publicada tan pronto se conoció el texto del Decreto 1377 de 2013.
Los diferentes canales de comunicación habilitados para contactarse con TRANSPORTES LÓPEZ MOLINA son los siguientes:
Vía telefónica: (604) 6049626
Vía correo electrónico: info@transporteslopezmolina.com
Personalmente en: CALLE 37 b 43 31 – oficina 202
